会议纪要的写作特点及方法分析
  • 发布单位:院办公室
  • 2020-12-21 10:49:06
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刘恒顺 曹淼

【摘要】会议纪要是一类非常重要的写作文体,首先应该掌握会议纪要写作的内涵,分析其写作特点,会议纪要的写作还必须重视开头、主体和结尾这几个方面。一个好的会议纪要要兼具真实性、概括性、精准性、政策性、可读性。

【关键词】会议纪要;写作;特点;方法

会议纪要指的是会议结束后结合会议的内容和宗旨,对会议进行分析与总结。会议纪要体现的是单位领导集体决策的结果,要表明领导的集体意志,要引导或规范单位员工的行为方式。会议纪要的语言要非常精准与简洁,采用叙述的方式,对会议内容进行归纳与提炼,从而展示出会议精神,不能让读者产生歧义,对各方面进行有效的协调。在会议纪要写作中,要掌握写作方法,明确写作特点,才能写出优质的会议纪要。

一、会议纪要的内涵及写作特点

(一)会议纪要的内涵。会议纪要主要是由会议秘书以会议记录为基础,结合收集到的与会议议题相关的文字、图片、音像等材料,加上通过对整个会议的聆听和观察获取的信息进行会议的综合整理与系统归纳,形成一种正式的文件。会议纪要主要是对会议的概括,结合会议的决议对会议进行总结。会议纪要在写作环节中,通常采用概括性的叙述方式,结合会议议题的顺序,形成逻辑严谨的文章。会议纪要在写作环节中,应该将会议记录作为原始的参考材料。

(二)会议纪要的写作特点。1.真实性。会议纪要应该具有真实性,对会议的情况进行如实的反映,严格按照会议内容进行写作,不能脱离会议内容,也不能带有强烈的主观性色彩。真实性是会议纪要的基本特征。会议纪要与会议报道存在明显的差异,会议纪要仅仅是结合会议本身进行记录和总结,而不是分析会议的影响。2.概括性。会议纪要是在会议记录的基础上对会议记录进行提炼与总结,从而进行全面的叙述。会议纪要是一类重要的文件,要求语言精炼与准确,叙述层次清晰,明确会议的目的,突出会议的重点。3.效力性。会议纪要是先要得到所有出席会议人员以亲笔签名的方式认可,再由会议主持人签发。然后,印发纸质会议纪要或者发送对应纪要的PDF版给相关部门。会议纪要一旦正式签发后,就具有了强制性,要求纪要所覆盖的本单位人员按照会议纪要内容执行各项操作。因此会议纪要要具备严谨性,与各类公文一样具有强大的文件效力。4.层级性。由于会议纪要是一个出席会议者都必须签名认可的文件形式,有广泛的认同感,在一个单位内部,不同范围和层级广泛采用会议纪要的形式来管理不同层级的工作。比如,办公室、人事处、科技处、基建条件处等职能部门可以根据工作需要形成本部门的会议纪要。会议纪要结合单位不同部门,进行各类纪要的汇总,从而形成行政办公会议纪要、专题会议纪要等一个个细节化的纪要。按照组织原则,长江水产研究所的党委会会议纪要和常务会会议纪要分别是长江水产研究所最高级别的党务会议纪要和行政会议纪要。

二、会议纪要的写作方法

(一)注重内容的纪实性。纪实性主要指的是会议纪要的内容要与会议内容处于一致,要客观、全面地对会议内容进行反映,表达会议的真实意思。纪实性是会议纪要写作的基本要素。1.客观全面。在会议纪要写作环节中,应该以会议记录为基础,将会议记录作为原材料,结合收集到的与会议议题相关的文字、图片、音像等材料,加上通过对整个会议的聆听和观察获取的信息进行会议的综合整理与系统归纳,对会议的组织情况和相关内容详细地进行分析。在会议记录的基础上形成完善的书面资料,在会议记录材料的基础上对会议的中心和指导思想进行分析,通过语言的加工与整理,从而提炼出会议的主题思想。会议记录的质量好坏对会议纪要的写作产生很大的影响,因此在会议纪要写作之前应该完善会议记录,会议记录要本着全面性原则,将所有的会议内容记录下来,对会议上发言的主要内容和意见进行记录,不能有任何的遗漏。在会议记录写作环节中应该采用灵活多变的方式,将发言内容灵活地转化成文字形式。会议纪要在写作环节中应该对会议记录的内容进行整合,确保会议记录的内容保持完整性。2.实事求是。在会议纪要写作环节中,应该本着实事求是的原则,针对会议上存在的内容客观地进行整合,找出不同发言人针对同一议题所表达的不同观点、不同态度之间的内在关联,还要找出同一发言人针对同一议题在讨论过程中的不同时段观点和态度的演变等内部关联,在会议纪要写作中呈现出逻辑性、规律性。在会议纪要写作环节中,要对会议的内容进行如实的反映,对会议精神充分地把握,通过高度提炼的方式,使会议内容以最直接的方式展示出来。会议记录上发言人的语言比较口语化、个性化并且语言比较随意,这是会议记录的本来面目,也是会议记录应有的客观存在。会议纪要里几乎没有发言人的独立语言,取而代之的是会议认为、会议决定、会议强调、会议指出、会议要求等体现集体意志的会议语言。会议纪要必须对会议记录的内容进行升华,将口语化的语言转化成通俗易懂的书面语言,提升会议纪要的语言质量,强调会议纪要语言的凝炼与规范。在转化的环节中要本着实事求是的原则,会议纪要写作人员要将感性认识升华到理性认识,在这个环节中要明确会议内容、理解会议的真实思想,从而对会议的真实性进行反映,确保会议纪要的内容真实。会议纪要写作人员应该忠于会议发言人的原意,认真聆听发言人原话,对发言人的语言风格进行准确的把控。在议题的掌握环节中,应该分析论点,从而摸清会议纪要的本质。会议纪要写作环节中绝不能融入写作者的主观思想,也不能断章取义,在会议精神提炼和总结环节中,要确保本身明确会议的主题,不能删减会议内容或者变更会议的各类事项,从而在会议纪要写作环节中,保证忠实地表达会议的内容。

(二)把握语言的概括性。1.层层推进,分层概括。在会议纪要写作环节中应该结合会议内容,对发言者的说话要点进行整合,按照从繁到简的方式,将会议纪要的精髓提炼出来,让无序变为有序,使冗长变得精简、明晰。展示会议的内容与精神,集中地反映发言者所要表达的内容。通过层层推进法来对会议纪要采用“三步走”的方式。第一步,要形成会议纪要的轮廓,在会议纪要写作之前,写作人员应该对会议纪要的通篇内容进行考虑,通过统筹分析的方式确定会议纪要的主题,对会议纪要的提纲进行撰写。第二,在会议纪要写作环节中,应该对发言者的顺序和实质内容进行把控,从而对发言者发言的内容进行分门别类,按照内容的差异,在会议纪要中进行集中的体现,将发言内容相似的发言者的观点汇总在一起,并且填充到写作的框架中。第三步,采用去粗取精的方式,對会议纪要的内容进行简化,在文字描述上进行加工与提炼。通过深入的文字推敲,使会议纪要的脉络更加顺畅,采用明快而严谨的语言逻辑,确保会议纪要的语言更加清晰。2.深入概括,字字到位。会议纪要应该围绕会议召开的内容,对会议内容进行高度的总结,从而要求会议纪要写作者具有深厚的语言功底。首先,会议纪要的语言要非常简炼,准确地描述会议的内容和相关事项,对会议内容进行高度概括,有效地防止会议纪要过于冗长和矫饰。第二,会议纪要的选词要精炼和准确,在选词环节中,要确保将会议内容表达得非常清晰,整个会议纪要非常通畅。第三,在句式的安排上要非常有序,采用陈述句和祈使句结合的方式,这样才能使会议纪要的内容更加简洁,便于阅读。

(三)完善表达的要点性。1.突出会议成果。会议纪要应该将会议讨论的成果进行归纳与总结,从而将会议中的要点概括出来。会议纪要写作人员应该善于发现会议要点,在会议开始之前主持人会宣布会议的宗旨和目标,在会议进行环节中,写作人员应该对会中的新思想和新思路进行汇总,结合发言人发表的重要观点,进行观点的提炼。在会议将要结束时,会议纪要写作人员要对领导的总结性发言进行汇总,结合会中提出的问题给予明确的答复,这些都是会议内容的精髓。因此,在会议成果介绍环节中,会议纪要写作人员应该融入上述的内容。会议纪要的书写环节中应该把握要点,其应该具有高度的概括性,把握实质性内容,不能偏离会议中心,要全面表达会议的内容,指出明确的目标与任务。2.充分把握会议纪要的写作句式。在会议纪要写作环节中,应该采用公文的句式进行表达,要采用“要字句”才能使读者明确会议纪要的内容,使读者按照会议纪要的内容进行各项操作。因此,在会议纪要书写环节中,应该采用“要字句”,从而使读者明确会议纪要的主要要求。这样的表达方式非常有针对性,使读者在阅读会议纪要时明确会议纪要的目的,并且充分发挥会议纪要的号召性,使会议纪要的法定效力得到充分发挥,提升纪要内容的可操作性。

三、结语

在会议纪要的写作环节中,要把握实质性内容,确保内容真实与详尽。在对会议记录进行回顾性阅读,做到全面熟悉,整体把握的基础上,提炼出会议记录中的精髓,并且将口头语言转化成通俗易懂的书面语,提升语言的规范性,提升会议纪要的效力。

【参考文献】

[1]赵静.高校学科建设会议纪要写作探讨[J].秘书之友,2020(02):27-29.

[2]樊正茂,柴强.浅谈如何写好会议纪要[J].办公室业务,2019(06):6-7.

[3]鲁鹏.把握四个“注重”写好总经理办公会会议纪要[J].办公室业务,2018(22):5.


摘自《办公室业务》 2020年11期